법인이 직원을 1명이라도 고용하는 순간 연차 관리 의무가 생긴다. 근로기준법 제60조는 상시 근로자 5인 이상 사업장(법인 포함)에 연차 유급휴가를 의무적으로 부여하도록 정하고 있다(출처: law.go.kr). 5인 미만 법인은 법적 의무가 없지만, 5인 이상이 되는 순간 소급 적용 없이 즉시 의무 대상이 된다.

연차 발생 기준은 고용 기간에 따라 두 가지로 나뉜다.

1년 미만 입사자: 매 1개월 만근 시 1일씩 유급휴가가 발생한다. 최대 11일. 예를 들어 2025년 3월 1일 입사자는 4월 1일에 1일, 5월 1일에 1일씩 발생하여 2026년 2월까지 최대 11일을 사용할 수 있다.

1년 이상 입사자: 입사일로부터 1년간 80% 이상 출근 시 15일의 연차가 발생한다. 3년 이상 근속한 직원에게는 매 2년마다 1일씩 추가 연차가 발생하며 최대 25일까지 가능하다(근로기준법 제60조제4항).

연차 근속 기간별 발생 일수 정리:
1년: 15일 / 3년: 16일 / 5년: 17일 / 7년: 18일 / 9년: 19일 / 11년: 20일 / 21년 이상: 25일(최대)

연차는 법에서 자동 발생하는 권리이므로, 법인이 별도로 부여하지 않아도 근속 기간을 충족하면 자동으로 발생한다. 이를 무시하거나 연차 발생을 지연시키면 노동청 진정 대상이 된다. 법인 운영 전반에 관한 사항은 코워크시티 법인설립지원센터(/process)에서 확인할 수 있다.

직원이 연차를 사용하지 못하고 회계연도가 종료되거나 퇴직하면, 법인은 미사용 연차에 대해 연차수당을 지급해야 한다(근로기준법 제60조제5항, 출처: law.go.kr).

연차수당 계산 공식:
연차수당 = 1일 통상임금 × 미사용 연차일수

1일 통상임금 계산 방법:
월 통상임금 ÷ 월 소정근로일수. 예를 들어 월 통상임금이 300만원이고 월 소정근로일수가 22일이면 1일 통상임금은 136,363원이다.

연차수당 계산 사례:
직원 A가 연차 15일 중 10일 사용하고 5일 미사용 상태로 회계연도가 종료됐다면 연차수당은 136,363원 × 5일 = 681,815원을 지급해야 한다.

통상임금 범위 주의사항:
통상임금에는 기본급 외에 매월 고정 지급되는 수당(식대·교통비 등 통상임금에 해당하는 경우)이 포함된다. 통상임금 범위를 잘못 산정하면 연차수당 분쟁이 발생한다. 법원 판례상 정기성·일률성·고정성 세 가지 요건을 충족하는 수당은 통상임금에 포함된다.

퇴직 시 연차수당 정산:
퇴직일 기준으로 미사용 연차일수를 계산하여 퇴직금 지급 시 함께 정산한다. 연차수당 소멸시효는 3년이므로(근로기준법 제49조), 퇴직 후 3년 이내에 직원이 청구할 수 있다.

법인이 직원에게 연차 사용을 촉진했음에도 직원이 스스로 사용하지 않는 경우, 연차수당 지급 의무가 면제된다(근로기준법 제61조). 이를 연차 사용 촉진 제도라고 한다.

사용 촉진 2단계 절차:

1단계 — 잔여 연차 서면 통보(연차 소멸 6개월 전):
연차 소멸일로부터 6개월 전에 직원에게 서면으로 잔여 연차일수와 소멸 예정일을 통보한다. 서면에 '미사용 연차 X일이 YYYY년 MM월 DD일 소멸 예정입니다'라는 내용을 명확히 기재해야 한다. 이메일 전송도 서면 통보로 인정된다.

2단계 — 사용 시기 지정 통보(연차 소멸 2개월 전):
1단계 통보 후 직원이 사용 시기를 지정하지 않으면, 사용자(법인)가 사용 시기를 직접 지정하여 서면으로 통보한다. 이후 직원이 해당 기간에 연차를 사용하지 않으면 연차는 소멸되며 수당 지급 의무가 면제된다.

사용 촉진 제도 핵심 주의사항 3가지:
첫째, 반드시 서면(이메일·문서)으로 기록을 남겨야 한다. 구두 통보만으로는 촉진 효력이 없다.
둘째, 연차 소멸 6개월 전 1단계 통보를 하지 않으면 2단계 통보만으로는 효력이 없다.
셋째, 육아휴직·출산휴가 기간 중 발생한 연차에는 사용 촉진 제도가 적용되지 않는다(출처: 고용노동부 moel.go.kr).

5인 이상~30인 미만 소규모 법인에서 연차수당 분쟁이 가장 자주 발생한다. 연차 사용 촉진 제도를 적극 활용하면 연차수당 부담을 크게 줄일 수 있다. 법인 운영 Q&A는 코워크시티 법인설립지원센터(/qa)에서 확인할 수 있다.

5인 미만 법인(상시 근로자 5인 미만)은 근로기준법 제60조 연차 규정이 적용되지 않는다. 법적 의무는 없다. 다만 아래 3가지 상황을 주의해야 한다.

상황 1 — 연차를 약속한 경우:
근로계약서 또는 취업규칙에 연차 지급을 명시했다면, 법적 의무는 없어도 계약상 의무가 발생한다. 약정 연차를 지급하지 않으면 임금체불에 해당한다.

상황 2 — 직원이 5인 이상으로 늘어나는 시점:
직원이 5인 이상이 되는 순간부터 근로기준법이 전면 적용된다. 기존 직원들의 근속기간을 소급하여 연차를 부여해야 한다. 예: 근속 2년 직원이 있다면 5인 도달 시점부터 15일 연차를 부여해야 한다.

상황 3 — 기간제·계약직 직원:
기간제 계약직도 근로기간 중 80% 이상 출근하면 연차가 발생한다. 1년 미만 계약직은 매 1개월 만근 시 1일씩 발생한다. 계약 종료 시 미사용 연차는 수당으로 지급해야 한다(출처: 고용노동부 moel.go.kr).

파견·용역 근로자:
파견 업체를 통해 근로자를 파견받는 경우, 연차는 원칙적으로 파견 업체(원사업주)의 의무이다. 다만 법인이 실질적 지휘·감독을 행사한다고 판단되면 법인이 직접 연차 의무를 지는 판례가 있으므로 계약서 내용을 사전에 확인해야 한다.

법인의 연차 관리를 위한 5단계 실무 체크리스트를 정리한다.

체크리스트 1 — 입사일·연차 달력 관리:
직원 입사일을 정확히 기록하고 연차 발생일·소멸일을 엑셀 또는 HR 시스템에 정리한다. 연차 발생 기산점은 원칙적으로 입사일 기준이다. 매 월 업데이트를 통해 현황을 유지한다.

체크리스트 2 — 연차 사용 신청서 서면 보관:
연차 사용 시 서면 신청서(이메일 포함)를 받아 보관한다. 구두로만 연차를 신청받은 경우 나중에 연차 사용 여부가 분쟁 대상이 될 수 있다.

체크리스트 3 — 반기별 잔여 연차 서면 통보:
연 2회(상반기·하반기) 직원에게 잔여 연차일수를 서면으로 알린다. 이는 사용 촉진 제도 1단계 의무이기도 하며, 직원의 연차 소멸을 사전에 방지하는 효과도 있다.

체크리스트 4 — 퇴직자 연차수당 정산:
퇴직자의 마지막 근무일 기준 미사용 연차일수를 계산하고 퇴직금과 별도로 연차수당을 지급한다. 퇴직금 지급 기한(퇴직일로부터 14일 이내)에 맞춰 함께 처리하는 것이 실무상 편리하다.

체크리스트 5 — 연 1회 노무 점검:
연차 관리는 세무 기장과 다른 노무 영역이다. 제휴 노무사 또는 세무사와 연 1회 노무 관리 점검을 진행하면 임금체불 리스크를 사전에 제거할 수 있다. 코워크시티 법인설립지원센터(/apply)에서 제휴 세무사 연결 서비스를 제공한다.