직원에게 법인카드를 줄 때 관리는 어떻게 해야 하나요?

법인카드를 직원에게 교부할 때는 사용 목적·한도·반납 기준을 명시한 내부 운영기준을 먼저 수립해야 한다. 국세청은 법인카드 사용 내역을 업무 관련 지출의 적격증빙으로 인정하므로, 사용 목적 기재와 영수증 보관이 핵심이다(출처: 국세청 https://www.nts.go.kr). 관리해야 할 항목은 4가지다.

1. 1내부 운영기준 수립: 카드 사용자·월 한도·업무 목적 범위·반납 조건을 취업규칙 또는 별도 법인카드 운영기준에 명시한다. 직원이 서면 동의서에 서명하도록 하면 분쟁을 예방할 수 있다.
2. 2사용 기록 및 적격증빙 보관: 3만원을 초과하는 지출은 세금계산서·신용카드 매출전표 등 적격증빙을 반드시 보관해야 한다(법인세법 제116조). 사용 목적(거래처명·회의 참석자)을 함께 기재해 두면 세무조사 시 유리하다.
3. 3사적 사용 금지 고지: 법인카드를 가족 식사·개인 쇼핑 등 개인 용도로 사용한 금액은 근로소득으로 처리돼 해당 직원의 소득세·4대보험료 부담이 늘어난다. 이를 서면으로 안내하고 운영기준에 명시해야 한다.
4. 4월말 정산·퇴직 시 반납: 매월 카드 명세를 회계 담당자에게 제출하고 확인하도록 한다. 퇴직 시 카드를 즉시 반납하는 조항을 근로계약서 또는 동의서에 포함한다. 분실 시에는 카드사와 법인에 동시 신고하는 절차를 명시한다.

법인카드 지출 전반에 대한 세무기장·결산 반영은 /cost 페이지에서 제휴 세무사와 상담하자. 출처: 국세청 https://www.nts.go.kr · 법인세법 제116조(법률 제20932호)