비상주 사무실 법인은 2026년 10월 기준 상법 제364조에 따라 본점 소재지 또는 인접지에서 주주총회를 소집해야 하며, 비상주 공간을 직접 사용하기 어렵다면 운영사 회의실·공유오피스 미팅룸·전자 의결권 행사·소규모 회사 서면결의·원격 이사회 등 상법상 적법한 대안으로 운영한다

주식회사의 주주총회 소집장소는 상법 제364조가 명확히 정한다. '총회는 정관에 다른 정함이 없으면 본점 소재지 또는 이에 인접한 지에서 이를 소집하여야 한다.' 이 조항은 주주가 총회에 참석할 권리를 실질적으로 보장하기 위한 조문이다. 본점 소재지와 지나치게 먼 외딴 지역에서 총회를 열면 주주의 참석이 사실상 봉쇄되는 결과가 되기 때문이다.

'본점 소재지 또는 인접지'의 범위는 법령에 숫자로 정해져 있지 않다. 판례와 실무는 '같은 특별시·광역시·시·군' 또는 '교통편으로 당일 왕복이 가능한 수준의 인접 지역'으로 해석해 왔다. 예를 들어 본점이 서울특별시 강남구에 있으면 서울특별시 내 다른 자치구나 성남시·수원시 등 광역 교통권 내 지역이 '인접지'로 인정될 가능성이 높다. 반대로 서울 본점 법인이 제주도나 부산에서 총회를 열면 소집지 요건 위반이 될 수 있다.

정관에 다른 정함을 둘 수도 있다. 예컨대 정관에 '주주총회는 서울특별시 또는 경기도 전역에서 소집할 수 있다'거나 '정보통신망을 이용한 전자적 방법으로 참석할 수 있다'고 기재해 두면 그 범위에서 소집장소를 유연하게 운영할 수 있다. 다만 정관 변경은 주주총회 특별결의(출석 의결권 2/3 이상·발행주식 총수 1/3 이상, 상법 제434조)가 필요하므로 설립 시점 또는 초기 정관 설계 단계에서 미리 반영해 두는 것이 안전하다.

소집장소가 상법 제364조에 위반되면 '소집절차의 하자'가 되어 상법 제376조의 결의 취소 사유에 해당할 수 있다. 결의 취소는 결의일부터 2개월 이내 주주·이사·감사가 법원에 소를 제기해야 하는 형성소송이다. 결의 취소 판결이 확정되면 해당 결의는 소급해 효력을 잃고, 그에 기초해 등기된 사항(임원 선임·정관 변경·자본금 증감 등)이 흔들릴 수 있다. 비상주 사무실 법인은 설립 초기에 주주·이사가 소수여서 분쟁 가능성이 낮다고 보기 쉽지만, 투자 유치·M&A·주주 변경 과정에서 과거 결의의 적법성이 사후에 재검토되는 사례가 적지 않다. 설립 초기부터 소집지 요건을 지키는 것이 안전하다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제364조·제376조·제434조).

이사회의 소집장소는 상법에 명문 규정이 없다. 주주총회처럼 '본점 소재지 또는 인접지'로 한정되지 않으므로, 이사회는 상대적으로 유연하게 장소를 선택할 수 있다. 다만 이사의 참석권을 실질적으로 보장할 수 있는 합리적인 장소여야 한다는 신의칙상 요건은 적용된다.

이사회 운영에서 비상주 사무실 법인에 특히 유용한 조항은 상법 제391조 제2항이다. '정관에서 달리 정하는 경우를 제외하고는 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 아니하고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다.' 즉 정관으로 금지하지 않는 한 화상회의·전화회의 등 원격통신으로 이사회를 열고 결의할 수 있다. 참여 이사는 '출석한 것으로 본다'는 것이 조문의 효과다.

여기서 중요한 점은 두 가지다. 첫째, '모든 이사가 음성을 동시에 송수신'해야 한다. 일부 이사만 음성 참여하고 다른 이사는 사후에 참여 의사를 표시하는 비동기 방식은 상법 제391조 제2항의 요건을 충족하지 못한다. 둘째, 서면결의는 포함되지 않는다. CLAUDE.md에도 명시되어 있듯이 '상법에 이사회 서면결의 규정은 없다.' 즉 이사가 서면·이메일로 결의 의사를 교환하는 것만으로는 이사회 결의가 성립하지 않는다. 원격통신수단에 의한 '동시 음성 소통'이 요건이다.

이사회 의사록은 상법 제391조의3에 따라 작성·보존·열람 의무가 있다. 의사의 경과요령과 결과, 반대하는 이사의 성명과 반대 이유, 출석 이사·감사의 기명날인 또는 서명이 필수 기재사항이다. 원격통신으로 열린 이사회라도 의사록은 종이·전자 어느 쪽으로든 작성한 뒤 참여 이사가 서명·날인하거나 전자서명으로 확정해야 한다. 등기에 첨부할 이사회 의사록(대표이사 선정·신주 발행·본점 이전 등)은 공증인법 제66조의2에 따른 공증인 인증이 필요하므로, 원격통신 이사회라도 등기 필요 사항은 공증 절차를 별도로 설계한다.

이사가 1~2명인 소규모 회사(자본금 10억원 미만, 상법 제383조 제1항 단서)는 이사회 자체가 없다. 이 경우 상법 제383조 제6항에 따라 이사회가 결의할 사항 중 일부는 주주총회가 결의하고, 나머지는 각 이사(대표이사가 있는 경우 대표이사)의 결정으로 처리한다. 1인 법인·공동 창업 2인 법인 등 소규모 회사는 이사회 소집장소 자체가 문제 되지 않는다는 뜻이다. 다만 주주총회 요건(상법 제364조)은 그대로 적용된다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제383조·제391조·제391조의3).

비상주 사무실 법인은 본점 소재지가 비상주 운영사의 공용 주소이기 때문에, 수십 명 규모의 대면 총회를 비상주 공간 자체에서 개최하기 어렵다. 소규모 1인 법인·공동 창업 2인 법인은 큰 문제가 없지만, 외부 투자자가 들어오거나 주주가 늘어나면 소집장소 선택이 실무적인 쟁점이 된다. 2026년 10월 기준 비상주 사무실 법인이 실무에서 활용할 수 있는 소집장소 선택지 5가지를 Listicle로 정리한다.

(1) 비상주 운영사가 제공하는 공용 회의실 예약 — 다수의 비상주 운영사는 입주 법인을 위해 공용 회의실·미팅룸을 시간 단위로 예약할 수 있도록 운영한다. 비상주 운영사의 공용 회의실은 본점 소재지와 동일한 건물·같은 광역시 내에 위치하는 경우가 많아 상법 제364조의 '본점 소재지' 요건을 가장 안전하게 충족한다. 예약 가능 시간·수용 인원·장비(프로젝터·화상회의 장비)를 사전에 운영사에 문의한다. 주주 10명 이내의 소규모 총회·이사회는 공용 회의실로 대부분 수용 가능하다.

(2) 본점 인접지의 외부 회의실 임차 — 공용 회의실 수용 인원을 초과하거나 특수 장비가 필요한 경우에는 본점 인접지(같은 광역시·시·군, 또는 교통편 당일 왕복 가능 범위)에서 외부 회의실을 시간 단위로 임차한다. 공유오피스 운영사(코엑스·판교·여의도·강남 등)·호텔 비즈니스센터·대학 세미나실 등이 자주 활용된다. 임차 시간·장소를 소집통지서(상법 제363조)에 정확히 기재해야 주주의 참석권이 보장된다.

(3) 자본금 10억원 미만 소규모 회사의 주주 전원 동의 서면결의 — 상법 제363조 제4항은 자본금 10억원 미만 회사에 특례를 둔다. '회사는 그 결의에 관하여 주주의 전원이 동의하는 때에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 결의할 사항에 관하여 주주의 전원이 서면 또는 전자문서로 동의한 때에는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다.' 1인 법인·공동 창업 2인 법인·소규모 가족법인에 가장 자주 활용되는 조항이다. 전원 동의 요건을 충족하면 소집장소 자체가 문제 되지 않으며, 서면·전자문서로 결의를 완료할 수 있다. 다만 자본금 10억원 이상 법인에는 적용되지 않으므로 유상증자·투자 유치 과정에서 자본금이 10억원을 넘으면 전원 동의 서면결의가 더 이상 사용 불가하다는 점을 주의한다.

(4) 전자적 방법에 의한 의결권 행사 — 상법 제368조의4는 '회사는 이사회의 결의로 주주가 총회에 출석하지 아니하고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 할 수 있다'고 정한다. 전자적 방법은 상법 시행령 제13조에 따라 금융위원회가 지정한 전자투표관리기관(한국예탁결제원 등)의 시스템을 이용해 운영한다. 이 제도는 '총회를 열면서' 전자 참여를 허용하는 구조이며, '총회 자체를 열지 않고' 전자로 결의하는 구조는 아니다. 즉 상법 제364조의 소집지 요건은 그대로 적용되며, 다만 참석하지 못하는 주주가 전자로 의결권을 행사할 수 있도록 보조하는 수단이다. 외부 투자자·소수주주가 많아진 성장 단계 법인에 적합하다. 전자투표제 도입 상세는 법인 주주총회 전자투표제 도입 가이드 2026 →에서 다룬다.

(5) 이사회의 원격통신수단 참여 — 앞서 설명한 상법 제391조 제2항이다. 이사가 전원 음성 동시 송수신 수단(화상회의·전화회의)으로 참여하면 '출석'으로 보므로, 이사회 소집장소는 실질적으로 자유롭게 설정할 수 있다. 비상주 사무실 법인의 이사회는 사실상 Zoom·Google Meet·Teams 등으로 운영하는 경우가 많다. 서면결의가 아닌 '동시 음성 소통'이 요건임을 반복해서 기억한다.

5가지 선택지는 상호 배타적이지 않다. 예를 들어 '총회는 비상주 운영사 공용 회의실에서 열고, 참석 못 하는 주주는 전자적 방법으로 의결권을 행사하며, 이사회는 원격통신으로 진행'하는 복합 설계가 가장 흔하다. 어떤 조합이든 상법 제363조 소집통지(2주 전, 소규모 회사 10일 전)와 제364조 소집지 요건은 지켜야 한다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제363조의2·제364조·제368조의4·제391조·시행령 제13조).

비상주 사무실 법인 운영자가 가장 자주 혼동하는 두 제도가 '자본금 10억원 미만 소규모 회사 서면결의(상법 제363조 제4항)'와 '전자적 방법 의결권 행사(상법 제368조의4)'다. 두 제도는 근거 조문·적용 요건·운영 방식·실무 효과가 전혀 다르다. 2026년 10월 기준 양자를 Listicle로 정리한다.

(가) 근거 조문 — 서면결의는 상법 제363조 제4항·제5항, 전자 의결권 행사는 상법 제368조의4·시행령 제13조에 각각 근거한다.

(나) 적용 요건 — 서면결의는 ① 자본금 10억원 미만 회사일 것 ② 주주 전원의 동의가 있을 것 두 가지가 요건이다. 전자 의결권 행사는 자본금 요건이 없고, 이사회 결의로 도입을 결정하면 자본금 규모와 무관하게 활용할 수 있다.

(다) 소집절차 — 서면결의는 '소집절차 없이' 결의할 수 있다. 소집통지(2주 전)·소집장소(본점 또는 인접지) 요건이 모두 생략된다. 전자 의결권 행사는 '총회를 여는 것을 전제로' 참석하지 못하는 주주에게 전자 수단을 제공하는 것이므로, 소집통지와 소집장소 요건은 그대로 유지된다.

(라) 결의 성립 조건 — 서면결의는 주주 전원 동의가 조건이다. 한 명이라도 반대하거나 응답하지 않으면 결의가 성립하지 않는다. 전자 의결권 행사는 보통결의(출석 과반·총주식의 1/4) 또는 특별결의(출석 2/3·총주식의 1/3) 요건에 따라 성립하며, 전자 투표도 '출석'으로 계산된다.

(마) 적용 결의 — 서면결의는 주주총회 결의 사항 전반(임원 선임·정관 변경·재무제표 승인·배당 결정 등)에 활용 가능하다. 전자 의결권 행사도 주주총회 결의 사항 전반에 활용 가능하지만, 전자투표관리기관 시스템 사용 수수료가 발생한다.

(바) 비용 — 서면결의는 추가 비용이 거의 없다. 종이 결의서를 주주 전원이 서명하거나 전자문서로 동의하면 완결된다. 전자 의결권 행사는 전자투표관리기관(한국예탁결제원 등) 시스템 사용료가 발생한다. 수수료 수준은 전자투표관리기관별로 다르며, 주주 수·결의 안건 수·발행주식 수 등에 따라 산정된다. 수수료 체계는 운영기관에 직접 문의해 사전 산정하는 것이 안전하다.

(사) 전형적 활용 — 서면결의는 1인 법인·공동 창업 2인 법인·가족법인·초기 스타트업(자본금 10억원 미만) 전반에 폭넓게 활용된다. 소집절차·소집장소·회의 개최 비용이 모두 생략되기 때문이다. 전자 의결권 행사는 투자 유치 후 주주 수가 늘어나거나 지분이 흩어진 성장 단계 법인에 적합하다. 외부 재무적 투자자·엔젤투자자·크라우드펀딩 투자자가 섞여 있는 경우 서면결의 전원 동의가 어려워지므로 전자 의결권 행사가 현실적 대안이 된다.

(아) 자본금이 10억원을 넘으면 — 서면결의(상법 제363조 제4항)는 더 이상 사용 불가하다. 유상증자·투자 유치로 자본금이 10억원을 넘기 직전에 정관에 전자 의결권 행사 조항을 미리 추가해 두거나, 소집절차를 지키는 대면 총회 운영 체계로 전환하는 것이 안전하다. 자본금 10억원 전후의 변화 시점에서 소집 체계를 전환하지 않으면 과거 서면결의 방식에 익숙해진 운영이 상법 위반이 될 수 있다.

코워크시티 법인설립지원센터는 비상주 사무실·법인설립 등기 접수·사업자등록 안내를 제공한다. 전자투표제 도입·정관 변경 설계·주주총회 운영 자문은 변호사·법무사·공인회계사의 전문 영역이며, 코워크시티는 수행하지 않는다. 정관 변경 등기(전자 의결권 행사 조항 추가)는 제휴 법무사가 작성·접수하며, 비용은 상담 시 안내된다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제368조의4·시행령 제13조).

비상주 사무실 법인에서 가장 자주 실수가 발생하는 지점이 소집통지의 발송 기한과 필수 기재사항이다. 상법 제363조 제1항은 '총회를 소집함에는 회일을 정하여 2주간 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다'고 정한다. 그리고 제363조 제3항은 '자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 제1항에도 불구하고 10일 전에 통지를 발송할 수 있다'는 특례를 둔다.

발송 기한을 '회일 전 2주간' 또는 '10일 전'으로 계산할 때는 통지 발송일을 1일로 산입하지 않는다. 예를 들어 2026년 11월 20일 금요일 총회를 열려면, 자본금 10억원 이상 법인은 11월 6일(2주 전) 이전에 통지서가 발송되어 있어야 하고, 자본금 10억원 미만 법인은 11월 10일(10일 전) 이전에 발송되어 있어야 한다. 통지서가 주주에게 도달한 날이 아니라 '발송한 날' 기준이라는 점이 중요하다.

필수 기재사항은 상법 제363조의2에 따라 ① 회의의 목적사항(결의할 안건 명칭·개요) ② 일시 ③ 장소 세 가지다. 이 중 가장 자주 누락되는 것이 '회의의 목적사항'이다. 통지서에 '임원 선임의 건'이라고만 적고 구체적으로 어떤 임원인지(이사 선임인지 감사 선임인지, 신규 선임인지 재선임인지)를 기재하지 않으면, 통지서에 기재되지 않은 안건은 결의해도 상법 제376조에 따라 결의 취소 사유가 될 수 있다. 통지서에 안건을 열거할 때는 '제1호 안건: 2026년도 재무제표 승인의 건', '제2호 안건: 이사 홍길동 재선임의 건' 같은 식으로 구체적으로 기재한다.

소집장소는 상법 제364조 요건을 지켜 본점 소재지 또는 인접지로 기재한다. 비상주 사무실 법인은 '서울특별시 강남구 OO로 OO (비상주 운영사 공용 회의실 302호)'처럼 건물 주소와 세부 장소를 명확히 기재한다. 외부 회의실을 임차하는 경우에는 '서울특별시 강남구 OO로 OO (공유오피스 2층 미팅룸 A)' 같은 식으로 기재하되, 본점 소재지의 광역시·시·군과 같은 범위인지 확인한다.

전자 의결권 행사를 허용하는 경우(상법 제368조의4), 통지서에 ① 전자 의결권 행사 시스템 안내 ② 전자투표관리기관 시스템 접속 방법 ③ 전자 투표 가능 기간(총회일 전일까지 등) ④ 본인확인 수단을 추가로 기재한다. 자세한 통지서 작성 실무는 법인 주주총회 소집통지 절차 2026 →에서 다룬다.

소집통지 미이행·필수 기재사항 누락·소집장소 요건 위반은 모두 상법 제635조 제1항 제10호에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 되거나, 상법 제376조에 따른 결의 취소 사유가 될 수 있다. 특히 투자 유치·M&A를 앞둔 법인은 과거 결의의 적법성이 투자자·인수자의 법률실사 과정에서 확인되므로 설립 초기부터 통지서 양식·발송 로그·소집장소 사진을 체계적으로 보관해 두는 것이 안전하다.

자본금 10억원 미만 소규모 회사가 상법 제363조 제4항 서면결의로 결의한 경우에는 소집통지 자체가 생략되므로 통지 기한·필수 기재사항 쟁점이 발생하지 않는다. 대신 전원 동의 결의서(주주 전원 서명·날인)·주주명부·결의 일자가 명확히 기재된 서면이 결의의 성립 증거가 된다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제363조의2·제364조·제376조·제635조).

비상주 사무실 법인의 주주총회·이사회를 안건 확정부터 등기 완료까지 5단계 흐름으로 정리한다. 아래 howToSteps와 연계해 각 단계의 실무를 요약한다.

1단계 — 결의할 안건 확정과 주주총회 vs 이사회 구분: 결의할 사항이 '등기사항'(임원 선임·정관 변경·자본금 증감·대표이사 변경·본점 이전 등)인지 '등기불요'(일반 경영 사항·배당 결정·거래처 승인 등)인지 먼저 구분한다. 그리고 그 결의가 상법상 주주총회 전속사항인지 이사회 결의 사항인지 확인한다. 이사·감사 선임, 정관 변경, 재무제표 승인은 주주총회 전속이고, 대표이사 선정·신주 발행(정관 다른 정함 없는 경우)·주요 자산 처분은 이사회 결의 사항이다. 자본금 10억원 미만 소규모 회사(이사 1~2명)는 이사회가 없으므로 상법 제383조 제6항에 따라 일부 이사회 사항이 주주총회로 넘어온다.

2단계 — 소집장소·수단 결정: 안건이 주주총회 전속이면 ① 자본금 10억원 미만 서면결의(제363조 제4항) ② 비상주 운영사 공용 회의실 ③ 외부 회의실 임차 ④ 전자 의결권 행사(제368조의4) 중 선택한다. 이사회 사항이면 ① 원격통신수단 참여(제391조 제2항) ② 비상주 운영사 공용 회의실 ③ 외부 회의실 임차 중 선택한다. 전자 의결권 행사 도입은 이사회 결의로 결정하고, 전자투표관리기관 선정·수수료 산정은 사전에 완료한다.

3단계 — 소집통지서 작성·발송: 소규모 회사 서면결의가 아니라면 소집통지서를 작성한다. 필수 기재사항 3가지(회의 목적·일시·장소)를 상법 제363조의2에 따라 명확히 기재하고, 자본금 10억원 이상은 회일 2주 전·10억원 미만은 10일 전까지 발송한다. 서면통지가 원칙이지만 각 주주의 사전 개별 동의가 있으면 전자문서(이메일 등)로 통지할 수 있다(상법 제363조 제1항). 발송 로그(등기우편 수령증·이메일 수신 확인)는 반드시 보관한다.

4단계 — 회의 개최와 의사록 작성: 소집장소에서 회의를 개최하고 상법 제373조(주주총회)·제391조의3(이사회)에 따라 의사록을 작성한다. 필수 기재사항은 일시·장소·출석 현황·의장·안건·의결 결과·서명이다. 전자 의결권 행사가 있는 경우 전자 투표 집계 결과도 의사록에 반영한다. 서면결의로 처리한 경우에는 '서면결의서'를 주주 전원 서명·날인으로 완결한다.

5단계 — 등기 필요 시 공증·접수: 등기사항이 결의되면 공증인법 제66조의2에 따라 의사록 공증(인증)이 필요하다. 공증 수수료는 법인 등기 첨부 의사록 인증 수수료 건당 3만원(공증인 수수료 규칙 제21조 제2항)이 적용되는 경우가 많으며, 공증 완료 후 대법원 인터넷등기소(iros.go.kr) 또는 관할 등기소를 통해 변경등기를 신청한다. 등기 신청 수수료는 전자신청 2,000원(그 밖의 등기 — 임원 변경·상호 변경·정관 변경 등)이며, 등록면허세는 변경 유형에 따라 다르다. 변경등기는 변경 사유 발생일부터 2주 이내 신청하지 않으면 상법 제635조에 따라 500만원 이하 과태료 대상이 될 수 있다. 등기 서류 작성·접수는 제휴 법무사가 수행한다.

5단계 중 1~4단계는 법인 내부 운영자가 직접 수행할 수 있지만, 5단계(공증·등기)는 자격 요건상 법무사·변호사의 영역이다. 코워크시티 법인설립지원센터는 ① 비상주 사무실 주소 제공 ② 법인설립 신청 접수·서류 전달·진행 관리 ③ 비상주 운영사 공용 회의실 예약 지원을 수행하며, 주주총회·이사회 소집통지서 법적 검토, 의사록 작성 대행, 결의 무효·취소 소송 대응, 공증·변경등기 신청은 수행하지 않는다. 공증·등기는 제휴 법무사가, 세무는 제휴 세무법인이, 결의 무효·취소 쟁점은 변호사가 각자 수행한다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제364조·제368조의4·제373조·제391조·제391조의3·제635조·공증인법 제66조의2·공증인 수수료 규칙 제21조 제2항·대법원 「등기신청수수료 징수에 관한 예규」).

비상주 사무실 법인이 주주총회·이사회 운영에서 자주 하는 실수 5가지를 정리한다.

(1) 소집장소를 본점에서 지나치게 먼 지역으로 설정 — 서울 본점 법인이 제주도·부산 등 원거리에서 총회를 열면 상법 제364조의 '본점 소재지 또는 인접지' 요건을 벗어나 결의 취소 사유가 될 수 있다. 비상주 사무실 법인은 본점 소재지가 비상주 운영사 주소이므로, 그 광역시·시·군 범위 안에서 소집장소를 선택하는 것이 안전하다.

(2) 자본금 10억원을 넘긴 뒤에도 '서면결의'를 계속 사용 — 유상증자·투자 유치로 자본금이 10억원을 넘으면 상법 제363조 제4항의 소규모 회사 특례가 더 이상 적용되지 않는다. 전원 동의 서면결의는 효력이 없는 결의가 되고, 그에 따라 등기된 사항도 흔들릴 수 있다. 자본금 변경 전후로 소집 방식을 재설계한다.

(3) 이사회를 서면·이메일로만 진행 — '상법에 이사회 서면결의 규정은 없다'는 CLAUDE.md 원칙을 다시 확인한다. 상법 제391조 제2항의 원격통신수단 참여는 '모든 이사가 음성을 동시에 송수신'해야 한다. 이메일·메신저로만 결의 의사를 교환하면 이사회 결의 자체가 성립하지 않을 수 있다. 화상회의·전화회의로 '동시 음성 소통'을 반드시 유지한다.

(4) 소집통지서 필수 기재사항 누락 — '임원 선임의 건'처럼 안건을 추상적으로만 기재하면, 상법 제363조의2 요건을 충족하지 못해 그 안건에 대한 결의가 취소 사유가 될 수 있다. 통지서 작성 시 '제1호 안건: 이사 OOO 재선임의 건', '제2호 안건: 정관 제N조 변경의 건(목적 추가)'처럼 안건 번호·대상·내용을 구체적으로 기재한다.

(5) 의사록 공증을 생략한 등기 신청 — 임원 선임·대표이사 변경·정관 변경·자본금 증감 등 등기사항 결의는 상법 제373조·공증인법 제66조의2에 따라 공증(인증)이 원칙이다. 공증 없이 등기 신청하면 접수가 반려되거나 보정 요구가 발생해 일정이 지연된다. 자본금 10억원 미만 소규모 회사 서면결의도 등기 첨부 서면은 공증 요건을 충족해야 하는 경우가 있으므로 공증인·법무사와 사전 상담한다.

체크리스트 7가지:

(가) 본점 소재지(비상주 사무실 주소)의 광역시·시·군 범위를 확인했는가?
(나) 소집장소가 본점 소재지 또는 인접지 요건을 충족하는가?
(다) 자본금이 10억원 미만이면 서면결의(상법 제363조 제4항)를 활용할 조건이 되는가?
(라) 소집통지서에 회의 목적·일시·장소 3가지를 구체적으로 기재했는가?
(마) 이사회를 원격통신으로 열 때 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하도록 설계했는가?
(바) 전자 의결권 행사 도입 시 전자투표관리기관 수수료·안내 문구를 사전 확정했는가?
(사) 등기사항 결의는 의사록 공증(공증인법 제66조의2) 절차를 함께 계획했는가?

위 체크리스트를 분기 1회 점검하면 결의 무효·취소·과태료 리스크를 선제적으로 관리할 수 있다. 코워크시티 법인설립지원센터는 비상주 사무실·법인설립 등기 접수·공용 회의실 예약 지원까지 제공하며, 소집통지서 법적 검토·결의 적법성 자문·결의 취소 소송 대응은 수행하지 않는다. 변호사·법무사·공인회계사·세무사 자문이 필요한 영역은 각 전문가가 각자 수행한다.

주주총회·이사회 운영 전반은 법인 주주총회 소집통지 절차 2026 →과 법인 이사회 소집통지 절차 완벽 가이드 2026 →에서 조문 중심으로 다룬다. 비상주 사무실 입주 법인의 종합 체크는 비상주 사무실 종합 가이드 2026 →에서 확인할 수 있다. 법인설립 신청·비상주 사무실 입주 안내는 /apply → 또는 법인설립 절차 →에서 제공된다(출처: 법제처 law.go.kr 상법 제363조·제364조·제368조의4·제373조·제376조·제391조·제391조의3·제635조·공증인법 제66조의2).