법인 의사록 공증은 등기에 첨부하는 임원 변경·자본금 증감·정관 변경 의사록에 원칙적으로 필요하며, 1인 법인이라는 이유만으로 면제되지 않는다

의사록 공증(공증인의 인증)은 법인 등기에 첨부하는 의사록의 결의 절차와 내용이 진실에 부합하는지 공증인이 확인하는 절차입니다(공증인법 제66조의2). 상법 제373조는 총회 의사록을 작성하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하도록 정한 조항이고, 공증 의무의 근거는 공증인법입니다. 공증이 필요한 경우와 필요 없는 경우를 정확히 구분하는 것이 비용 절감의 첫 단계입니다.

공증이 필요한 경우 (공증인법 제66조의2 제1항 — 등기 신청서에 첨부하는 의사록):
1. 이사·감사 선임·중임·해임을 위한 주주총회 의사록 (변경등기 필수)
2. 대표이사 선정을 위한 이사회 의사록 (변경등기 필수)
3. 정관 변경(목적·상호 등)을 위한 주주총회 의사록 (변경등기 필수)
4. 자본금 변경(증자·감자) 관련 의사록 (변경등기 필수)
5. 본점 이전·합병·분할·해산 의사록

공증이 불필요한 경우:
1. 자본금 10억원 미만 회사를 발기설립할 때의 설립 관련 의사록
2. 지점 설치·이전·폐지, 명의개서대리인 선임·변경 결의 (정관 변경이 필요하면 제외, 공증인법 시행령 제37조의3)
3. 배당 결정 등 등기사항이 아닌 결의의 의사록 (등기에 첨부하지 않음)
4. 투자 승인, 거래처 계약 승인 등 통상적 업무

1인 법인도 면제 규정은 없습니다:
발행주식 총수를 1인이 보유하는 1인 법인이라도 임원 변경·정관 변경 의사록을 등기에 첨부한다면 인증 대상입니다. 자본금 10억원 미만 회사는 주주 전원의 동의로 소집절차 없이 총회를 열거나 서면결의로 갈음할 수 있어(상법 제363조 제4항) 절차가 간단해질 뿐, 법령상 공증 면제 사유는 아닙니다.

법인 의사록 공증은 다음 5단계로 진행됩니다(비용: 법인 등기에 첨부하는 의사록 인증 1건 3만원, 공증인 수수료 규칙 제21조 제2항).

1단계: 의사록 작성 (2부)
의사록 내용: 주주총회·이사회 개최 일시, 출석자, 논의 내용, 결의 결과, 의장과 출석 이사의 기명날인 또는 서명(상법 제373조 제2항)
서식: 코워크시티 법인설립지원센터 템플릿 또는 법무사 제공 양식
준비물: 컴퓨터·프린터 또는 제휴 법무사에 작성 위임
참고: 의사록에 정확한 날짜·인원·결의 내용을 반드시 기재해야 함

2단계: 공증인 사무소 방문
장소: 임명공증인 사무소 또는 공증인가를 받은 법무법인·법무법인(유한)·법무조합
확인: 방문 전에 "이 사무소에서 법인 의사록 인증이 가능한가?" 전화 확인
예약: 대형 사무소는 예약 권장 (당일 방문도 가능하지만 대기 시간 있을 수 있음)

3단계: 결의 사실 확인과 서명·날인 확인
확인 방법: 공증인이 의결 장소에 참석해 검사하거나, 의결에 필요한 정족수 이상의 주주·이사(또는 그 대리인)로부터 진술을 듣고 의사록과 대조 (공증인법 제66조의2 제3항)
확인 사항: 신분증 확인, 서명 또는 기명날인 확인 (같은 조 제2항)

4단계: 공증인 인증 및 수수료 납부
공증인이 확인한 사실을 의사록에 적어 인증
수수료: 의사록 인증 1건 3만원 (임원 변경이든 정관 변경이든 같은 금액)

5단계: 인증받은 의사록으로 등기 신청
등기소 제출: 인증받은 의사록 + 기타 등기 서류
등기 기한: 변경 사유 발생일부터 2주 이내 (상법 제317조 제4항·제183조, 넘기면 500만원 이하 과태료 대상)
공과금: 임원·목적·상호 변경은 등록면허세 건당 40,200원(본점 이전 112,500원, 증자는 증가액의 0.4%·최저 112,500원, 대도시는 설립 후 5년 이내 증자 3배) + 지방교육세 20% + 등기신청수수료 등기 목적마다 전자신청 2,000원(e-Form 5,000원·방문 서면 7,000원)

준비물 체크리스트:
☑ 의사록 2부 (원본용·등기 제출용)
☑ 진술할 주주·이사의 신분증 (대리인은 위임장·인감증명서)
☑ 법인 인감 및 법인 인감증명서
☑ 정관·주주명부 등 공증사무소가 요구하는 서류
☑ 법인등기사항증명서 (최신본)

코워크시티 법인설립지원센터 활용:
의사록 공증은 제휴 법무사가 의사록 작성부터 등기 신청까지 일괄 처리합니다(출처: 무료 상담 신청 →).

공증 및 변경등기 비용은 법정 금액이 정해져 있어 크게 줄일 수는 없지만, 불필요한 인증과 반복 절차는 줄일 수 있습니다.

방법 1: 인증이 필요한 결의인지 먼저 확인
원리: 인증 대상은 등기에 첨부하는 의사록뿐
효과: 배당 결정·일반 경영사항처럼 등기사항이 아닌 결의나, 지점 설치·이전·폐지 같은 경미한 사항(정관 변경 불필요 시)은 인증 없이 처리 (공증인법 시행령 제37조의3)
주의: 1인 법인이라는 이유만으로는 면제되지 않음

방법 2: 소집 절차 간소화 (자본금 10억원 미만)
원리: 주주 전원이 동의하면 소집절차 없이 주주총회를 열거나 서면결의로 갈음 가능 (상법 제363조 제4항)
효과: 10일 전 소집 통지(상법 제363조 제3항)를 기다리지 않아 등기 기한 2주 안에 처리하기 쉬움
구현: "주주 전원의 동의로 소집절차 없이 개최한다"는 취지를 의사록에 기재
비용: 인증 수수료 3만원은 같음

방법 3: 정관·임기 설계로 결의 횟수 줄이기 (설립 시)
조항 1: 이사 임기를 "임기 중 최종 결산기에 관한 정기주주총회 종결 시까지" 연장할 수 있게 정함 (상법 제383조 제3항) → 선임·중임 결의를 정기총회에서 한 번에 처리
조항 2: 대표이사를 주주총회에서 선정하도록 정함 (상법 제389조 제1항 단서, 이사 1~2명 회사는 제383조 제6항) → 이사 선임과 대표이사 선정을 의사록 1건으로 처리
효과: 향후 임원 변경 시 의사록·인증 건수 감소
적용: 법인 설립 시 정관 설계 중요

방법 4: 변경 사항 일괄 처리
원리: 여러 안건을 한 번의 주주총회에서 결의하면 의사록 1건 인증으로 처리 가능
예시:
- 이사 중임 + 목적 변경 + 상호 변경을 같은 정기주주총회에서 결의
- 따로 3번 결의 시: 의사록 인증 3만원 × 3건 = 9만원
- 한 번에 결의 시: 의사록 인증 3만원 × 1건 = 3만원
- 등기신청수수료는 등기 목적마다 붙으므로(등기사항증명서 등 수수료규칙 제5조의5) 일괄 신청해도 줄지 않음

효과: 연 1회 이상 등기 변경 시 유용
타이밍: 임원 변경·정관 변경·자본금 변경을 가능한 한 동시 진행

최종 절감 전략 (계산 예시):
임원 임기를 정기총회에 맞추고 변경 안건을 모아 결의 → 따로 처리할 때 인증 9만원을 3만원으로
법무사에 의뢰한다면 한 번에 맡겨 보수 건수도 줄이기

코워크시티 법인설립지원센터의 제휴 법무사:
정관 최적화 (설립 시) + 의사록 공증 일괄 처리 → 총 절감액 최대화
상담 및 예약: 무료 상담 신청 →

Q1: 공증을 안 받으면 어떻게 되나요?
A: 등기에 첨부해야 하는 의사록(임원 변경·정관 변경 등)을 인증 없이 제출하면 등기가 받아들여지지 않습니다(공증인법 제66조의2). 등기하지 않은 변경 사항은 선의의 제3자에게 대항할 수 없고(상법 제37조), 2주 기한을 넘기면 500만원 이하 과태료 대상이므로(상법 제635조 제1항) 기한 안에 인증과 등기를 마치세요.

Q2: 공증인 사무소는 어디서 찾나요?
A: (1) 대한공증인협회 누리집에서 지역별 공증사무소 확인, (2) 지도 앱에서 '공증인 사무소' 검색, (3) 공증인가를 받은 법무법인 등. 전화로 "이 사무소에서 법인 의사록 인증이 가능한가?"를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

Q3: 대리인이 공증받을 수 있나요?
A: 네, 가능합니다. 공증인법 제66조의2 제2항은 촉탁인이나 그 대리인이 공증인 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하도록 정하고 있어, 위임장과 인감증명서를 갖춘 대리인(예: 제휴 법무사)이 진행할 수 있습니다. 다만 결의 사실 확인에 의결 정족수 이상의 주주·이사 또는 그 대리인의 진술이 필요하므로(같은 조 제3항) 위임 서류를 미리 준비하세요.

Q4: 해외 거주 주주가 있으면 공증은 어떻게 하나요?
A: 해외 거주 주주는 국내 대리인(법무사 등)에게 위임장을 보내 대리로 진술·서명하게 하는 방식이 일반적입니다. 해외에서 작성한 위임장은 현지 대한민국 재외공관 확인이나 현지 공증·아포스티유 등 공증사무소가 요구하는 방식으로 준비합니다.

Q5: 공증 유효기간이 있나요?
A: 인증 자체에 유효기간은 없지만, 변경등기는 변경 사유가 생긴 날(결의·취임 등)부터 2주 이내에 해야 합니다(상법 제317조 제4항·제183조). 인증을 미루면 등기 기한을 넘겨 500만원 이하 과태료 대상이 될 수 있으니 결의 직후 인증을 받으세요.

Q6: 1인 법인은 정말 공증이 안 필요한가요?
A: 아닙니다. 1인 법인(발행주식 총수를 1인이 보유)이라도 임원 변경·정관 변경 의사록을 등기에 첨부하면 공증인 인증이 필요합니다. 공증인법 제66조의2 제1항의 예외는 자본금 10억원 미만 발기설립, 지정 공법인·비영리법인, 지점 설치 등 경미한 사항뿐이고, 상법 제373조 제2항은 의사록 기명날인 조항이지 공증 면제 조항이 아닙니다. 1인 법인은 소집절차 생략·서면결의(상법 제363조 제4항)로 절차가 간단할 뿐입니다.