법인 회의록 작성 가이드 - 이사회·주주총회 표준 양식과 보관

법인 운영에서 "회의록"은 모든 의사결정의 증빙입니다. (1) 정관 변경, (2) 임원 선임, (3) 자본금 증자, (4) 임원 보수 결정, (5) 배당 결의 등 모든 중요 결정에 회의록 필수. 회의록 없으면 (1) 등기 신청 거절, (2) 세무조사 시 비용 부인, (3) 분쟁 시 무효 위험. 그러나 신규 대표 대부분이 회의록을 작성하지 않습니다. 이번 글에서는 회의록의 모든 것을 정리합니다.

(1) 주주총회 의사록: 정관 변경·임원 선임·중요 결정. (2) 이사회 의사록: 일상 운영 결정. (3) 감사회 의사록: 감사 결과. (4) 1인 결정서: 1인 주주·이사 단독 결의. 1인 법인은 (4) 일반적. 다인 법인은 (1)·(2) 정기 작성.

(1) 회의 일시·장소, (2) 출석 주주 (이름·주식 수), (3) 의결 정족수, (4) 안건, (5) 결의 내용 (찬·반 표결), (6) 의장·서기 서명, (7) 총회 종료 시각. 7개 누락 시 등기 거절.

(1) 회의 일시·장소, (2) 출석 이사, (3) 안건, (4) 결의 내용, (5) 의장·이사 서명. 주주총회보다 단순. 1인 이사는 "이사 결정서"로 갈음.

(1) 보통 결의 (일반 안건): 출석 주주 과반수 + 발행 주식 4분의 1 이상. (2) 특별 결의 (정관 변경·합병·해산): 출석 주주 3분의 2 + 발행 주식 3분의 1 이상. (3) 이사회 결의: 이사 과반수. 정족수 미달 시 무효.

1인 법인은 (1) 1인 주주 단독 결의, (2) 1인 이사 단독 결정. 양식: "본인 ___이(가) 본 회사의 1인 주주(또는 이사)로서 다음과 같이 결정함". 본인 서명·날인 + 일자. 한국법인설립지원센터 표준 양식 무료.

(1) 정관 변경, (2) 임원 선임·해임, (3) 자본금 증자·감자, (4) 본점 이전, (5) 사업 목적 추가, (6) 임원 보수 결정, (7) 임원 퇴직금 산정, (8) 배당 결의, (9) 합병·분할, (10) 해산. 10가지 모두 회의록 필수.

(1) 주주총회 의사록: 본점에 영구 보관. (2) 이사회 의사록: 5년 보관. (3) 임원 변경 의사록: 등기 첨부 + 본점 보관. 분실 시 사후 작성 어려움. 종이 + PDF 이중 보관 권장.

(1) 등기 신청 거절: 임원 선임·정관 변경 등기 시 회의록 첨부 필수. (2) 임원 보수 손금 불산입: 보수 결의록 없으면 비용 부인. (3) 가지급금 의심: 자금 사용 결의 없으면 가지급금. (4) 세무조사 시 부인: 정당한 결의 없는 거래 부인. (5) 분쟁 시 무효: 회의록 없으면 결정 효력 다툼.

결의 후 회의록 사후 작성 가능. 단 (1) 결의 일자 정확, (2) 출석자 진실, (3) 결의 내용 진실해야 효력. 사후 "위조"는 형사처벌. 결의 직후 작성이 안전. 한국법인설립지원센터에서 사후 작성 가이드.

한국법인설립지원센터에서 무료 양식 제공: (1) 주주총회 의사록 (정관 변경·임원 선임·증자), (2) 이사회 의사록 (일상 결정), (3) 1인 결정서, (4) 임원 보수 결의록, (5) 배당 결의록. 워드·한글 파일 무료 다운로드. 카카오톡 요청.

(1) 화상 회의 (Zoom·구글 미트): 합법. 화상 출석 = 정족수. (2) 전자 서명 (어도비 사인): 인정. 종이 회의록과 동일 효력. 코로나 후 화상 회의 + 전자 서명 표준화. 시간 절약 + 원격 운영.

한국법인설립지원센터는 회의록 무료 컨설팅: (1) 표준 양식 제공, (2) 의결 정족수 가이드, (3) 보관 의무, (4) 사후 작성 가이드, (5) 디지털 회의록 도입, (6) 등기·세무 영향, (7) 제휴 법무사 등기 0원. 카카오톡 24시간 상담.

법인 회의록은 모든 의사결정의 증빙. (1) 결정 직후 즉시 작성, (2) 표준 양식 활용, (3) 5년~영구 보관. 누락 시 등기·세무·분쟁에서 큰 손해. 한국법인설립지원센터 무료 양식.