1인 법인 대표이사 개인신용카드로 법인 비용을 결제해도 부가가치세 매입세액공제는 개인카드 매출전표만으로 원칙적으로 불가하며 전자세금계산서 또는 지출증빙용 현금영수증을 법인 사업자번호로 수취해야 공제가 가능하다

1인 법인 대표이사들이 개인신용카드로 법인 비용을 결제하는 상황은 크게 3가지다.

첫째, 신설법인은 법인카드 발급이 쉽지 않다. 법인카드는 법인 신용등급을 기반으로 발급되는데, 설립 초기에는 신용 이력이 없어 시중은행 대부분이 발급을 거절하는 경우가 흔하다. 법인 통장이 개설되어도 법인 체크카드만 발급받거나 한도가 극히 낮게 설정되기도 한다.

둘째, 출장비·교통비·식대·소모품 등 소액 결제 상황에서 개인카드가 더 편하다. 셋째, 1인 법인 특성상 대표이사와 법인의 자금 경계가 흐릿해져 개인 자금과 법인 자금이 혼용되는 경향이 있다.

이 상황에서 가장 많이 혼동하는 점이 하나 있다. 개인카드 신용카드 매출전표로 매입세액공제(부가세 환급)까지 받을 수 있냐는 것이다. 결론부터 말하면, 개인카드 신용카드 매출전표만으로는 원칙적으로 불가하다. 법인세법상 비용처리와 부가가치세법상 매입세액공제는 기준이 완전히 다르기 때문이다.

1인 법인 대표이사가 꼭 구분해야 할 개념이 있다. 법인세법상 비용처리(손금처리)와 부가가치세법상 매입세액공제는 별개 제도로 기준이 다르다.

법인세법 제116조는 법인이 재화·용역을 공급받고 그 대가를 지급할 때 세금계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 등 적격증빙을 수취·보관해야 한다고 규정한다. 3만원 초과 거래에서 적격증빙이 없으면 지급 금액의 2%가 증빙불비 가산세로 부과된다. 단, 비용 자체는 적격증빙이 있으면 대표이사 개인카드 결제분도 법인 장부에 반영하고 손금으로 처리할 수 있다.

부가가치세 매입세액공제는 다르다. 부가가치세법 제38조는 사업자가 세금계산서를 수취한 경우 해당 부가가치세를 매입세액으로 공제받을 수 있도록 규정하고, 제46조는 신용카드 매출전표도 일정 요건을 갖추면 세금계산서로 보아 공제 가능하도록 특례를 둔다.

핵심은 이 제46조 특례 요건이다. 신용카드 매출전표가 세금계산서를 대신하려면 해당 매출전표에 구매자의 사업자등록번호·공급가액·부가가치세액이 구분 기재되어야 한다. 대표이사 개인 명의 신용카드로 결제한 매출전표에는 법인 사업자번호가 기재되지 않는다. 법인 사업자번호가 없는 개인카드 매출전표는 법인 매입세액공제 대상이 아니다(출처: 국세청 nts.go.kr).

국세청 유권해석상 대표이사 개인 명의 신용카드 매출전표는 법인 명의가 아니므로 법인의 매입세액 공제 대상 서류가 되지 않는다. 부가가치세법 제46조 특례가 적용되려면 공급받는 사업자(법인)의 사업자번호가 영수증에 명시되어야 하는데, 개인카드 결제 시에는 이 요건을 갖추기 어렵다.

실패 사례를 보면 이렇다. 경기도에서 1인 법인을 운영하는 B 대표이사는 창업 8개월차에 개인카드로 결제한 소모품비·출장비·식대 합계 180만원(부가세 18만원 포함)에 대해 신용카드 매출전표를 모아 부가세 신고 시 매입세액공제를 신청했다. 세무서는 법인 명의 카드 결제분이 아니라는 이유로 18만원 전액을 불공제 처리했고, 과소신고 가산세 10%인 1만 8천원이 추가로 부과됐다.

B 대표이사가 처음부터 공급자에게 전자세금계산서를 법인 사업자번호로 발급받았다면 18만원 전액 공제가 가능했다. 세금계산서는 결제 수단(현금, 개인카드, 법인카드 등)에 상관없이 공급자가 구매자의 사업자번호로 발행하는 서류이므로, 개인카드로 결제하더라도 세금계산서만 있으면 매입세액공제는 받을 수 있다.

개인카드로 법인 비용을 결제하고 매입세액공제까지 받으려면 3가지 방법 중 하나를 선택해야 한다.

방법 1 — 공급자에게 전자세금계산서를 법인 사업자번호로 발급 요청: 가장 확실한 방법이다. 결제 전 또는 결제 직후 공급자(판매자)에게 법인 사업자등록번호를 제공하고 전자세금계산서 발급을 요청한다. 전자세금계산서를 수취하면 결제 수단이 개인카드든 현금이든 상관없이 매입세액공제가 가능하다. 단, 공급자가 일반 소비자 대상 업체이거나 전자세금계산서 발급 의무가 없는 소규모 사업자라면 거절당할 수 있다. 음식점·편의점·주유소 계산대에서 즉석 요청하는 방식은 현실적으로 어려운 경우가 많다.

방법 2 — 법인 사업자번호로 지출증빙용 현금영수증 요청: 결제 시 공급자에게 지출증빙용 현금영수증을 법인 사업자번호로 발급해 달라고 요청한다. 홈택스(hometax.go.kr)에서 법인 사업자번호를 현금영수증 발급 전화번호에 등록해 두면 ARS(1544-2020) 한 번으로 처리된다. 지출증빙용 현금영수증은 매입세액공제 대상이다. 소득공제용 현금영수증(개인 주민번호 등록)과 반드시 구분해야 한다.

방법 3 — 법인 명의 체크카드 또는 법인카드로 전환: 근본적인 해결책이다. 법인 통장 개설 후 법인 명의 체크카드를 발급받아 법인 관련 결제에만 사용한다. 법인 체크카드 사용 시 신용카드 매출전표에 법인 사업자번호가 자동 기재되어 매입세액공제 요건을 갖춘다. 법인 신용카드(법인카드)는 설립 초기에 발급이 어렵지만 체크카드는 법인 통장 개설과 동시에 발급 가능한 경우가 많다.

매입세액공제와 별개로, 개인카드 결제 법인 비용은 법인세법상 손금(비용)으로 처리할 수 있다. 구체적인 절차는 다음과 같다.

첫째, 신용카드 매출전표를 반드시 보관한다. 카드사 앱에서 지출 내역을 다운로드하거나 종이 영수증을 보관한다. 3만원 이하 소액은 간이영수증도 인정되나, 3만원 초과 거래는 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서 등 적격증빙이 있어야 한다. 없으면 지급 금액의 2% 증빙불비 가산세가 부과된다(법인세법 제116조).

둘째, 지출결의서 또는 경비정산서를 작성한다. 대표이사가 법인을 위해 개인 자금으로 먼저 결제한 후 법인에 청구하는 구조임을 날짜·금액·목적·결제 수단으로 기록한다.

셋째, 법인 장부에 반영한다. 차변에 해당 비용 계정(소모품비·복리후생비·교통비 등)을 기입하고 대변에 미지급금으로 처리한 후 법인 통장에서 대표이사에게 정산 이체한다.

넷째, 개인 소득공제 이중 수령을 금지한다. 법인 비용으로 처리한 개인카드 사용분은 대표이사 개인 연말정산 신용카드 소득공제 대상에서 반드시 제외해야 한다. 이를 구분하지 않으면 세무조사 시 부당공제로 판정되어 가산세 포함 추징 대상이 된다.

실수 1 — 개인카드 매출전표만 보관 후 부가세 신고에 포함: 개인카드 매출전표는 법인 매입세액공제 대상이 아니므로 세무서에서 불공제 처리되고 가산세까지 부과될 수 있다. 예방법: 결제 당시 세금계산서 또는 지출증빙용 현금영수증을 법인 사업자번호로 수취한다.

실수 2 — 개인 소득공제와 법인 비용 이중 적용: 동일 금액을 개인 연말정산 신용카드 소득공제와 법인 비용처리에 동시 적용하면 세무조사 시 전액 환수 대상이 된다. 예방법: 법인 비용으로 처리한 내역은 개인 소득공제에서 반드시 제외한다.

실수 3 — 가족 카드로 법인 비용 결제: 배우자·자녀 카드로 법인 비용을 결제하면 제3자 거래로 증빙이 부재하여 법인 비용처리와 매입세액공제 모두 어렵다. 예방법: 법인 비용은 반드시 법인 명의 카드 또는 대표이사 본인 명의 카드로만 결제한다.

실수 4 — 소액 결제 증빙 미보관: 편의점·주유소·대중교통 결제도 3만원 초과이면 적격증빙이 없으면 2% 가산세가 부과된다. 예방법: 카드사 앱에서 모든 결제 내역을 법인 비용 항목과 개인 소비로 분류해 관리한다.

실수 5 — 법인카드 발급 후에도 개인카드 혼용: 법인카드를 발급받은 후에도 개인카드와 혼용하면 정산이 복잡해지고 매입세액공제 누락이 발생한다. 예방법: 법인 관련 지출은 모두 법인 명의 카드(체크카드 포함)로 일원화하고 개인 소비와 완전히 분리한다.

1인 법인 대표이사 세금 실무 전반은 코워크시티 법인설립지원센터 1인 법인 가이드(/one-person)와 상담 신청(/apply)을 통해 제휴 세무법인의 안내를 받을 수 있다.