법인 인감은 어떻게 관리하나요?

법인 인감(등기소에 제출한 인감)은 인감증명서로 진위를 증명할 수 있는 회사의 공식 인장이므로, 등기소 제출 인감과 일상 업무용 사용인감을 구분해 관리해야 합니다. 법인 인감은 설립등기 등 등기를 신청할 때 대표이사가 미리 등기소에 제출하고(상업등기법 제25조), 이후 필요할 때마다 인감카드로 인감증명서를 발급받아 계약·등기·금융거래에 사용합니다(매년 갱신하는 제도는 없음).

1. 1법인인감 vs 사용인감 — 법인인감은 등기소에 제출돼 인감증명서가 발급되는 인장으로, 변경등기·부동산 거래·금융기관 거래 등에서 인감증명서와 함께 요구됩니다(상업등기법 제16조, 출처: https://law.go.kr). 사용인감은 등기소에 제출하지 않은 인장으로, 발주서·영수증·내부 문서 등 일상 업무용으로 별도 제작해 씁니다. 사용인감은 인감증명서로 진위를 증명할 수 없어 중요한 거래에서는 법인인감을 요구하는 경우가 많습니다. 보안상 법인인감은 금고에 보관하고, 사용인감만 직원이 사용하도록 분리 관리하는 것이 일반적입니다.
2. 2법인 인감 최초 제출 — 설립등기 신청 때 인감신고서에 사용할 인감을 날인하고, 개인 인감증명서(발행일부터 3개월 이내)를 첨부해 등기소에 제출합니다. 인감은 가로·세로 2.4센티미터 정사각형 안에 들어가고 1센티미터 정사각형 안에는 들어가지 않는 크기여야 합니다(상업등기규칙 제35조, 출처: https://law.go.kr). 인감도장은 제작업체에서 보통 3~5만원에 만들 수 있습니다.
3. 3인감증명서 발급 — 법인 인감증명서는 등기소가 발급하는 공식 증명 서류입니다. 발급 방법: ① 등기소 창구(인감카드 제시, 1통 1,200원), ② 무인발급기(1,000원), ③ 인터넷등기소에서 신청 후 등기소에서 수령(1,100원), ④ 발급시스템 이용 신청을 한 법인은 전자인감증명서(1,000원)(상업등기규칙 제40조·제42조의2, 등기사항증명서 등 수수료규칙 제5조). 법정 유효기간은 없지만 등기 첨부나 금융기관 제출 시 보통 발행일부터 3개월 이내 발급본을 요구합니다.
4. 4보안 및 관리 원칙 — 법인인감과 인감카드는 금고에 보관하고, 관리 책임자를 정해 사용할 때마다 사용 기록부를 작성합니다. 인감카드를 잃어버리면 재발급(5,000원)을 신청하고(상업등기규칙 제39조, 수수료규칙 제5조의7), 인감도장을 잃어버렸거나 도용이 우려되면 새 인감으로 바꾸는 개인(改印)신고를 합니다(상업등기규칙 제35조·제38조, 출처: https://law.go.kr).
5. 5대리 사용 관리 — 법인인감이 날인된 서류는 회사가 한 행위로 받아들여지기 쉬우므로, 직원이 대신 날인할 때는 위임 범위를 문서로 정하고 사용 기록을 남겨야 합니다. 무단 사용으로 손해가 생기면 손해배상 청구 등 법적 조치를 검토합니다.

출처: 상업등기법 제16조·제25조 · 상업등기규칙 제35조·제39조·제40조 · 등기사항증명서 등 수수료규칙(https://law.go.kr)